1.Yöntem = Üniversitemizin web sayfasındaki hızlı erişim menüsü altında yer alan EBYS menüsüne tıklayarak sisteme erişim sağlanabilir.

2.Yöntem = Bilgisayarınızdaki dilediğiniz bir web tarayıcısında (Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox v.b.) adres çubuğuna https://ebys.duzce.edu.tr adresini yazarak da sisteme erişim sağlanabilir.

2.Yöntem = EBYS linkine tıklayarak erişim sağlanabilir.

EBYS giriş ekranında yer alan;

- Kullanıcı adınız alanına, @duzce.edu.tr uzantılı kurumsal mail adresinizin @ işaretinden önceki kısmı

- Şifre alanına @duzce.edu.tr uzantılı kurumsal mail adresinizin şifresi

yazılarak sisteme giriş yapabilir.

* EBYS için ayrıca bir şifre bilgisi bulunmamaktadır, EBYS'ye giriş yaparken kullandığınız şifreniz @duzce.edu.tr uzantılı kurumsal mail adresinizin şifresidir.

1.Yöntem = Üniversitemizin web sayfasındaki hızlı erişim menüsü altında yer alan E-posta menüsüne ardından gelen ekranda Personel E-posta menüsüne tıklanarak mail sistemine giriş ekranına erişim sağlanabilir. Maile giriş ekranında yer alan "parolamı sıfırla" seçeneğine tıklayıp, ardından gelen ekrandaki bilgileri doldurarak mail hesabı parolanızı/şifrenizi temin edebilirsiniz.

2.Yöntem = Bilgisayarınızdaki dilediğiniz bir web tarayıcısında (Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox v.b.) adres çubuğuna https://mail.duzce.edu.tr adresini yazarak erişilen kurumsal mail adresinize giriş sayfasında bulunan "parolamı sıfırla" seçeneğine tıklayıp gelen ekrandaki bilgileri doldurarak mail hesabı parolanızı/şifrenizi temin edebilirsiniz.

3.Yöntem = Kurumsal E-posta/Mail linkine tıklayarak erişim sağlanabilir.

Kurumsal mail hesabınıza giriş yaptıktan sonra mail arayüzünde sağ üst kısımda isim soyisim bilginizin yer aldığı alana tıklayınca açılan seçeneklerden "Parolamı Değiştir" seçeneğine tıklayınca açılan ekranda mail adresinizin şifresini değiştirebilirsiniz.

* EBYS'ye giriş yaparken şifre alanına kurumsal maila adresiniz ile giriş yapıldığından, değiştirdiğiniz yeni mail şifreniz aracılığı ile EBYS'ye de giriş yapılabilirsiniz.

Öncelikle aynı kullanıcı adı şifre bilgisi ile kurumsal mail adresinize giriş yapıp yapamadığınızı kontrol ediniz.

• Eğer mail adresinize aynı giriş bilgileri ile giriş yapabildiyseniz ;


• Klavyede “Caps Lock” tuşu açık/kapalı durumunu kontrol ediniz.


• Klavyede herhangi bir tuşun basılı halde kalıp kalmadığını yada klavyede herhangi bir tuşun basıp basmaması ile ilgili bir problem olup olmadığından emin olunuz.


• EBYS’de kullanıcı olarak tanımlı olmayabilirsiniz, bunun için biriminizdeki EBYS birim sistem yöneticiniz ile iletişime geçerek birim kullanıcı listesinde olup olmadığınızı kontrol ettirip eğer tanımlı değil iseniz birimizden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına üst yazı ile sistemde tanımlanmanız için gerekli talebi iletilmesini sağlayabilirsiniz.

• Eğer mail adresinize aynı giriş bilgileri ile giriş yapamadıysanız ;


• Mail adresinizin şifresini doğru hatırlamıyor olabilirsiniz yada şifrenizi hatalı giriyor olabilirsiniz, şifrenizi sıfırlayıp yeni bir şifre alabilmek için kurumsal mail adresinize giriş sayfasında bulunan "parolamı sıfırla seçeneği" ile şifrenizi sıfırlayıp yeni bir şifre edinebilirsiniz.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre elektronik imza (e-imza) ile elle atılan imzalar yani ıslak imza kanunen eş değer ve aynı hukuksal geçerliliğe sahip kabul edilmektedir.

• 2004/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereği kamu kurumları e-imzalarını TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezinden temin etmelidir.


• Genelge kapsamında kurumumuz tarafından e-imzalar TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (KamuSM)'den temin edilmektedir.


• Kurumumuzda e-imza başvuruları Kurum Yetkilisi olarak belirlenen kişilerin imzası ile Kamu Sertifikasyon Merkezine iletilmektedir.

• Kurumumuz politikası gereği, e-imzalar aşağıdaki tabloda belirtilen idari görevlere sahip personellere Kurum tarafından ücretsiz olarak temin edilmektedir.



E-imza Temin Edilebilecek Kişiler/Görevler ve Özel Durumlar
Akademik	İdari
Rektör	Genel Sekreter
Rektör Yardımcısı	Genel Sekreter Yardımcısı
Dekan	Daire Başkanı
Dekan Yardımcısı	Hukuk Müşaviri
Koordinatör	Fakülte Sekreteri
Koordinatör Yardımcısı	Hastane Başmüdürü
Merkez Müdürü	Hastane Müdürü
Merkez Müdürü Yardımcısı	Hastane Müdür Yardımcısı
Bölüm Başkanı	İç Denetçi
Bölüm Başkan Yardımcısı	Kep Genel Evrak Sorumluları
Anabilim Dalı Başkanı	Avukat
* Yukarıdaki maddelerde belirtilen idari göreve sahip kişilerin düzenli olarak vekaletlerini bıraktıkları kişi adına e-imza talebinin Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazılı olarak iletilmesi.
TÜBİTAK Proje Başvurusunda bulunmak isteyen akademik personeller ; TÜBİTAK Proje Başvurusunda bulunmak isteyen akademik personellerin 19/11/2019 tarihli E.64796  sayılı Tübitak projeleri için e-imza başvuruları hk. Konulu evrak içeriğinde bildirilmiş olan; - Başvuru yapılacak program adının belirlenmiş olup olmadığı - Başvuru yapılacak programın e-imza ile onaylama gerektirip gerektirmediği - Başvuru yapılan projede üniversitemiz adına yer alıp almadığı - Planlanan projenin başlığının olup olmadığı - Fiili olarak üniversitemiz personeli olup olmadığı (35. madde kapsamında görevlendirilmiş olmaması vb. ) kriterlerinin tamamını sağlıyor olduğundan emin olunan personeller adına, birimleri tarafından e-imza başvuru talepleri Bilgi İşlem Daire Başkanlığına üst yazı ile iletilmelidir.

• * Tabloda belirtilen koşullara sahip olmadığı halde e-imza temin etmek isteyen personeller, farklı e-imza üretici firmaları tarafından yada KAMUSM'den bireysel başvuru ve bireysel ödemeli olacak şekilde başvuru yapıp kendilerine e-imza temin edebilirler.

• E-imza başvuru talebi e-imza başvurusunda bulunulacak kişinin birimi tarafından Bilgi İşlem Daire Başkanlığına resmi üst yazı iletilmelidir.


• Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından eğer kurumsal ödemeli başvuru yapılabilmesi için gerekli koşullar sağlanıyor ise, kişi adına KamuSM'e e-imza ön başvurusu yapılır.


• Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından KamuSM'e yapılan ön başvuru sonrasında, adına e-imza ön başvurusu yapılan kişinin kurumsal mail adresine KamuSM’den mail gelecektir.


• KamuSM’den gelen mail sonrasında, adına e-imza ön başvurusu yapılan kişi tarafından KamuSM web sayfasında "online işlemler" menüsünden sisteme giriş yapılıp, sırasıyla "Nes İşlemleri" -> "Bireysel İşlemler" -> "Başvurularım" menülerine tıklayıp “başvuruyu tamamla” seçeneğine tıklayarak başvuru formu doldurulmalıdır. Başvuruyu tamamlayabilmek için üç farklı seçenek kullanılabilir.


• Islak imzalı başvuru


• Başvuru formunun doldurulmuş halinin çıktısı alınıp ıslak imzalı atılarak formun ıslak imzalı orjinali Bilgi İşlem Daire Başkanlığına ulaştırılmalıdır.


• E-imzalı başvuru


• Başvuru formu e-imza ile onaylanarak kamusm sistemlerine başvurunun direk ulaşması sağlanabilir.


• E-onaylı başvuru


• E-onay ile başvuru seçeneğinin kullanımı için bir defa e-imza ile imza atarak bu seçeneği daha sonraki başvurularda kullanabilmeyi aktif hale getirecek onay verilir. Daha sonra e-onay yöntemini kullanarak Başvuru formunun ıslak imza yada e-imza atılmadan KamuSM sistemlerine direk ulaşması sağlanabilir.

• Başvurunun tamamlanmasının ardından başvuru işleminin başarılı olup olmadığının teyit etmek için 444 55 76 numaralı kamusm çağrı merkezini arayabilir yada kamusm web sayfasında online işlemler menüsünden sisteme giriş yapıldıktan sonra, Nes İşlemleri -> Bireysel İşlemler -> Başvurularım menüsünde görünen başvurunun durumu kısmında üretim bekleniyor ifadesi görünüp görünmediği kontrol edilerek başvurunun başarılı şekilde tamamlanıp kamusm’e iletildiğinden emin olunmalıdır.


• Başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra e-imza sertifikası KamuSM tarafından üretilip, başvuru formunda belirtilen adrese gönderilmektedir.


• E-imza ön başvurusu Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapıldıktan sonra, KamuSM bundan sonraki süreçlerde sadece e-imza başvurusunda bulunulan kişi ile iletişime geçmeyi kabul ettiğinden başvurunuz ile ilgili öğrenmek istediğiniz bilgiler için KamuSM çağrı merkezi ile (444 55 76) iletişime geçilerek bilgi alınabilir.

• KamuSM'den e-imza temini için ;


• Akademik personeller bireysel ödemeli olacak şekilde bireysel e-imza başvurusunda bulunabilmektedir.


• Diğer kamu çalışanları bireysel ödemeli olacak şekilde e-imza başvurularını sadece bağlı bulundukları kurum aracılığı ile Kamu SM'ye yapabilmektedir, bireysel başvuruda bulunamamaktadır.

• Farklı e-imza üreticisi firmalardan e-imza temini için ;


• Farklı e-imza üreticisi firmalardan e-imza temini için bireysel başvurunuzu bireysel ödemeli olacak şekilde yaparak e-imza temin edebilirsiniz.

• E-imza, temin edilen kişinin sorumluluğu altında olması gerektiğinden (Kamusm sadece e-imza sahibi kişinin kendisi ile iletişime geçmektedir bu sebeple e-imza kayıp/çalıntı durumlarında, e-imzasını kaybeden e-imza sahibi kişi 444 55 76 numaralı Kamu Sertifikasyon Çağrı Merkezini arayarak e-imzası ile ilgili kayıp/çalıntı bildiriminde bulunmaldır.


• Eğer sertifika geçici olarak kayıp ise yani bulunabilme ihtimali varsa, e-imza sertifikası buluncaya kadar geçici olarak sertifikasını geçici süre ile askıya alınmasını talep edebilir.


• Eğer sertifikanın artık bulamayacağından kesin olarak emin ise sertifikasını iptal ettirmelidir.


• İptal edilen sertifikalar için tekrar aktif duruma getirme gibi bir geri dönüş yoktur, sertifika tekrar bulunsa dahi geçerliliğini yitirmiş olmaktadır. Sertifikamı İptal Ettirme işlemi Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından online işlemler menüsünden giriş yapılıp “Sertifikamı İptal Et” butonuna tıklanarak da gerçekleştirilebilir.


• Kurumumuz tarafından temin edilmiş e-imzayı kaybeden kişiler e-imza sertifikasını iptal ettirdikten sonra yeniden e-imza almak istemesi durumunda, yeni bir e-imza üretim talebi için ;
  
  
  • Birimine dilekçe vererek, verdiği dilekçenin ekine eklenerek Bilgi İşlem Daire Başkanlığına üst yazı ile iletilmesini sağlamalıdır.
  
  
  • Dilekçe içeriğinde “Kurumumuz tarafından adıma temin edilmiş e-imzamı kaybetmem sebebiyle Sertifikamı iptal ettirme işlemimi yaptırdım, tarafıma ücretini bireysel olarak ödeyeceğim yeni e-imza sertifikası ve kart okuyucusu başvurusu yapılmasını talep ediyorum.” ifadeleri yer almalıdır.
  
  
  • Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletilen yazı sonrasında Kurum Yetkilisi aracılığı ile KamuSM'e bireysel ödemeli yeni e-imza ön başvurusunda bulunulacaktır.
  
  
  • Yapılan e-imza ön başvuru talebi sonrası kişi tarafından Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasında sırasıyla "ürünler"-> "NES menüsü"-> "fiyatlandırma" seçeneklerine tıklayıp açılan sayfada yer alan "Mini kart okuyucu fiyatı" ve "3 Yıllık nitelikli elektronik sertifikanın fiyatı", KamuSM tarafından belirtilen ödeme noktalarına bireysel ödeme yapılmalı ve sonrasında kurumsal mail adresine Kamu Sertifikasyon Merkezinden gelecek olan mailde yer alan başvuru formunu doldurup çıktısını alıp ıslak imzalı başvuru formunu Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletmelidir.

İmza atılacak bilgisayarda ;

• Öncelikle e-imza atılmak istenen bilgisayarda, bilgisayarın işletim sistemine uygun olarak Java'nın yüklü olması ve yüklenmiş Java'nın belirli aralıklarla güncelleme işleminin yapılması gerekmektedir.


• Bilgisayarınızın işletim sistemini öğrenmek için, Windows İşletim sistemlerinde masaüstü ekranında bilgisayar simgesi üzerinde sağ tuş'a tıklayıp "Özellikler" seçeğine tıklayarak Sistem Türü kısmında işletim sisteminizin sürümünü görüntüleyebilirsiniz.


• Bilgisayar windows 64 bitlik işletim sistemine sahip ise javanın hem 32 hem 64 bitlik versiyonu kurulmalıdır, 32 bitlik işletim sistemine sahip ise javanın sadece 32 bitlik versiyonu kurulmalıdır.


• Java'nın güncel sürümünün bilgisayarın işletim sistemine uygun versiyonları Java Güncel Sürüm İndirme Sayfası linkine tıklayarak erişilen Java'nın sayfasından indirilip kurulmalıdır. (windows 64 bit işletim sistemine sahip bilgisayarlar için sırasıyla önce 32 sonra 64 bit java sürümlerinin kurulması gerekmektedir.)



• .Net Framework 4.5 ve üzeri sürümünün kurulu olması gerekmektedir. (Windows işletim sistemine sahip bilgisayarlar için kurulmalı, MAC İşletim sistemine sahip bilgisayarlar için gerek yok.)


• .Net Framework Güncel Sürüm İndirme Sayfası



• E-imza sertifikası(sim kartı) ve kart okuyucusunun driverlarının/sürücülerinin kurulu olması gerekmektedir.


• KamuSM e-imza sertifikası ve kart okuyucu driverları indirme sayfası linkine tıklayarak erişilen KamuSM e-imza sürücüleri indirme sayfasından bilgisayarın İşletim sistemine uygun olarak Kart okuyucu ve sertifikanın sürücülerinin her ikisinin indirilip kurulması gerekmektedir.


• E-imza kullanılan bilgisayarlarda Windows updatelerin düzenli olarak yapılması gerekmektedir.


• Windows için özellik ve kalite güncelleştirmeleri otomatik yüklenmediğinden Windows update ekranından "indir ve yükle" seçeneği ile manuel olarak yapılmalıdır.

• Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından “online işlemler” menüsünden “Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri” menüsüne tıklanıp, daha sonra Kilit çözme butonuna tıklanarak e-imza atarken kullanılacak e-imza şifresi belirlenmelidir.

İmza atılacak bilgisayarda ;

• Öncelikle e-imza atılmak istenen bilgisayarda , bilgisayarın işletim sistemine uygun olarak Java'nın yüklü olması ve yüklenmiş Java'nın belirli aralıklarla güncelleme işleminin yapılması gerekmektedir.


• Bilgisayarınızın işletim sistemini öğrenmek için, Windows İşletim sistemlerinde masaüstü ekranında bilgisayar simgesi üzerinde sağ tuş'a tıklayıp "Özellikler" seçeğine tıklayarak Sistem Türü kısmında işletim sisteminizin sürümünü görüntüleyebilirsiniz.


• Bilgisayar windows 64 bitlik işletim sistemine sahip ise javanın hem 32 hem 64 bitlik versiyonu kurulmalıdır, 32 bitlik işletim sistemine sahip ise javanın sadece 32 bitlik versiyonu kurulmalıdır.


• Java'nın güncel sürümünün bilgisayarın işletim sistemine uygun versiyonları Java Güncel Sürüm İndirme Sayfası linkine tıklayarak erişilen Java'nın sayfasından indirilip kurulmalıdır. (windows 64 bit işletim sistemine sahip bilgisayarlar için sırasıyla önce 32 sonra 64 bit java sürümlerinin kurulması gerekmektedir.)



• .Net Framework 4.5 ve üzeri sürümünün kurulu olması gerekmektedir. (Windows işletim sistemine sahip bilgisayarlar için kurulmalı, MAC İşletim sistemine sahip bilgisayarlar için gerek yok.)


• .Net Framework Güncel Sürüm İndirme Sayfası



• E-imza sertifikası(sim kartı) ve kart okuyucusunun driverlarının/sürücülerinin kurulu olması gerekmektedir.


• KamuSM e-imza sertifikası ve kart okuyucu driverları indirme sayfası linkine tıklayarak erişilen KamuSM e-imza sürücüleri indirme sayfasından bilgisayarın İşletim sistemine uygun olarak Kart okuyucu ve sertifikanın sürücülerinin her ikisinin indirilip kurulması gerekmektedir.


• E-imza kullanılan bilgisayarlarda Windows updatelerin düzenli olarak yapılması gerekmektedir.


• Windows için özellik ve kalite güncelleştirmeleri otomatik yüklenmediğinden Windows update ekranından "indir ve yükle" seçeneği ile manuel olarak yapılmalıdır.

• E-imza yenileme başvurularında kart okuyucu talebi yapılmayıp sadece e-imza sertifikası yenileme talebinde bulunulmaktadır bu sebeple sadece e-imzanızın sim kartı/sertifikası kamusm tarafından yeniden üretilerek gönderilmektedir.


• Mevcut e-imza kart okuyucusundan eski e-imza sertifikası/sim kartı çıkartılıp, yeni gelen e-imza sertifikası/sim kartı takılmalıdır.


• Yeni e-imza sertifikası/sim kartı’nın yeni şifresi/pin kodu, Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından "online işlemler" menüsünden sisteme giriş yapılıp, sırasıyla "Nes İşlemleri" , "Bireysel İşlemler" menülerine tıklayıp daha sonra gelen ekranda “Kilit Çözme” butonuna tıklanarak e-imza şifrenizi/pin kodunuzu belirleyebilirsiniz.

• Bu durumun yaşanma nedenleri aşağıda durumlardan herhangi biri sebebiyle olabilir ;


• E-imza işlemi yapılan bilgisayarda e-imza için gerekli e-imza kart (sertifika) sürücülerinin kurulu olmaması, çözüm için bekleyen Windows güncelleştirmesi olmaması gerekmektedir. (özellik, kalite güncelleştirmeleri dahil bu güncelleştirmeleri windows otomatik olarak yapmamaktadır manuel olarak indir ve yükle seçeneği ile yapılması gerekmektedir.)


• E-imza şifrenizi arka arkaya üç defa hatalı girmiş olmanız ve bu sebeple sertifikanızın geçici olarak askıya alınması


• E-imza sertifikanızın geçerlilik tarihinin sona ermiş olması

• Hatanın çözümü için e-imzanın atılmak istendiği bilgisayarda aşağıdaki işlemler uygulanmalıdır ;


• KamuSM e-imza sertifikası ve kart okuyucu driverları indirme sayfası linkine tıklayarak erişilen KamuSM sayfasında sayfanın en alt kısmında bulunan Sertifika Deposu (svt) isimli dosya bilgisayara indirilir.


• Bilgisayarda .sertifikadeposu klasörünün içine girdikten sonra indirmiş olduğunuz Sertifika Deposu (svt) isimli dosya dosyayı buraya sürükleyiniz. Karşınıza çıkan seçeneklerden “Kopyala ve Değiştir” veya “Hedefteki Dosyayı Değiştir” seçeneğine tıklayınız.


• Bilgisayarınızı "bilgisayarı kapat" seçeneğini kullanarak kapatınız.


• Bilgisayarınızı tekrar açıp, EBYS'ye giriş yapıp evrakınızı tekrar imzalamayı deneyiniz.

• Hatanın çözümü için e-imzanın atılmak istendiği bilgisayarda aşağıdaki işlemler uygulanmalıdır ;


• KamuSM e-imza sertifikası ve kart okuyucu driverları indirme sayfası linkine tıklayarak erişilen KamuSM sayfasında sayfanın en alt kısmında bulunan Sertifika Deposu (svt) isimli dosya bilgisayara indirilir.


• Bilgisayarda .sertifikadeposu klasörünün içine girdikten sonra indirmiş olduğunuz Sertifika Deposu (svt) isimli dosya dosyayı buraya sürükleyiniz. Karşınıza çıkan seçeneklerden “Kopyala ve Değiştir” veya “Hedefteki Dosyayı Değiştir” seçeneğine tıklayınız.


• Bilgisayarınızı "bilgisayarı kapat" seçeneğini kullanarak kapatınız.


• Bilgisayarınızı tekrar açıp, EBYS'ye giriş yapıp evrakınızı tekrar imzalamayı deneyiniz.

• Eğer daha önce e-imzanız kurum tarafından yapılan kurumsal ödemeli başvuru kapsamında alınmış ise ;


• Kurumsal ödemeli kurumsal başvuru yapılabilecek kapsamda aktif bir göreviniz mevcut ise kurum tarafından sizin için KamuSM'e e-imza yenileme ön başvurusu yapılmaktadır. Yapılan e-imza başvurusu sonucunda KamuSM'den e-imza başvurunuzu tamamlamanız gerektiğini ifade eden mail gelecektir. Gelen mail sonrasında e-imza başvurunuzu tamamlamanız gerekmektedir.



• Eğer daha önce e-imzanız bireysel başvuru kapsamında alınmış ise ;


• Kurumsal ödemeli kurumsal başvuru yapılabilecek kapsamda aktif bir göreviniz mevcut ise bu kapsamda tarafınıza kurumsal ödemeli kurumsal e-imza başvurusu yapılabilmesi için Biriminizden Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na resmi üst yazı ile talep iletilemidir.


• Kurumsal ödemeli kurumsal başvuru yapılabilecek kapsamda aktif bir göreviniz mevcut değil ise dilerseniz bireysel ödemeli bireysel başvurunuzu KamuSM yada farklı e-imza sertifika üretici firmalarından temin edebilirsiniz.


• Dilerseniz herhangi bir e-imza yenileme başvurusunda bulunmayadabilirsiniz.

• Bu durumu yaşama nedeni, e-imzalama işleminin yapılacağı bilgisayarda ;


• Kurumumuz tarafından e-imza kart okuyucu temin edilmiş olan personellerin, kurumumuzdan ayrılmaları durumunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığına ıslak imzaları karşılığında tutanak ile e-imza kart okuyucularını teslim etmelidir. Eğer kişi e-imza kart okuyucusunu kaybetmiş yada kart okuyucu arızalı durumda ise, bireysel olarak yeni bir kart okuyucu temin edip bu kart okuyucuyu Bilgi İşlem Daire Başkanlığına ıslak imzası karşılığında tutanak ile teslim etmelidir.


• Kurumumuz tarafından e-imza sertifikası temin edilen kişilerin, e-imza sertifikaları sadece sertifika sahibi kişiye özgü üretilmiş olduğundan kurumumuzca geri alınmamakta, kişiler bu sertifikaları geçerlilik süreleri devam ettiği sürece kullanabilmektedir.

• Öncelikle e-imza cihazınının (sertifika/sim kart yada kart okuyucu)'nun kesin olarak arızalandığından emin olmak için aşağıdaki kontroller yapılmalıdır ;


• E-imza cihazı çalışan başka bir personelin kart okuyucusuna, arızalı olduğu düşünülen e-imza sim kartı takılarak e-imza atılıp atılamadığı kontrol edilmelidir.
  
  
  • Bu kontrol sonucunda e-imza atılabiliyorsa, arızalı olduğu düşünülen kart okuyucuya sim kart tekrar takılarak kontrol edilmeli eğer bu şekilde yine e-imza atılamıyorsa sorun kart okuyucudadır kart okuyucu arızalnmış olabilir.
  
  
  • Bu kontrol sonucunda e-imza atılamıyorsa, e-imza sertifikası/sim kartı arızalı olabilir.

• E-imza cihazınının (sertifika/sim kart yada kart okuyucu)'nun kesin olarak arızalandığından kesin olarak emin olunduğu durumlarda yapılabilecekler ;


• Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne arıza veya kontrol için gönderilen elektronik sertifikalar/sim kartlar (akıllı kartlar) bilgi güvenliği gereği hiçbir şekilde kabul edilmediğinden sertifika arıza durumlarında, kurumumuz yetkilileri aracılığı ile sertifikası arızalanan kişinin bireysel ödemesi karşılığında, kurum tarafından yeniden e-imza sertifikası/sim kartı başvurusunda bulunulabilir.


• E-imza kart okuyucu arızaları durumunda imza sahipleri Bilgi İşlem Daire Başkanlığına arıza durumunu ve yalnızca kart okuyucuyu iletmelidir. Arızalı kart okuyucu yerine Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından imzalı tutanak karşılığında kişiye geçici olarak yeni bir kart okuyucu temin edilir, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından arızalı kart okuyucusu ile birlikte arıza durumu Kamu Sertifikasyon Merkezine üst yazı ile gönderilir, Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından arıza durumu incelenip e-imza sahiplerine durum ile ilgili yazılı olarak zarf içerisinde kart okuyucu ve bilgilendirme gönderilir. Gönderilen zarf içerisinde kişiye garanti kapsamında yeni bir kart okuyucu gönderilmiş ise kişiler daha önce Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından kendilerine geçici süreli kullanımları için verilen e-imza kart okucuyu Bilgi İşlem Daire Başkanlığına tutanak karşılığında iade etmelidirler.

• EBYS’de ana sayfada sağ üst köşede isminizin ve biriminizin kısaltmalarının yazdığı bölüme tıklayınca açılan bölümde yer alan Kişisel Bilgiler seçeneğine tıklayıp,
  
  
  


• Sonraki ekranda Vekalet sekmesine tıklanarak vekalet tanımlama işlemlerinin yapılabileceği Vekalet tanımlama sayfasına erişilebilir.
  
  
  


• Vekalet tanımlama sayfasında ilgili bilgiler doldurulmasının ardından "Vekaleti Kaydet" butonuna tıklanarak vekalet tanımlanabilir.


• Kimlik alanından, EBYS’de tanımlı birden fazla kullanıcı kimliği bulunan kişiler hangi EBYS kullanıcı kimliğinin/görevinin vekaletini bırakmak istiyorsa, kimlik alanındaki seçim kutusundan o kullanıcı kimliğini seçmelidir. EBYS’de tanımlı bir kullanıcı kimliği mevcut kişiler için bu alanda sadece varsayılan olarak sadece o kullanıcı kimliği gelmektedir.


• Eğer EBYS’de tanımlı birden fazla kullanıcı kimliğiniz bulunmasına rağmen vekaleti tanımlama sayfasında Kimlik alanında sadece bir tane seçenek geliyorsa seçim kutusunda vekaletinizi tanımlamak istediğiniz kullanıcı kimliğinizi göremiyorsanız sebebi varsayılan EBYS kullanıcı kimliğiniz ile sisteme giriş yapıp işlem yapmıyor olmanızdan kaynaklanmaktadır, bu duruma çözüm olarak ;


• EBYS giriş ekranında varsayılan olarak kimlik alanında hangi kullanıcı kimliğiniz tanımlı geliyorsa o kullanıcı kimliğine geçiş yapıp vekaleti tanımlama işlemlerini bu kullanıcı kimliğiniz ile sisteme giriş yaparak bu sayede kimlik alanında diğer EBYS kullanıcı kimliklerinizi de seçebilir duruma gelebilirsiniz.



• Yada hangi EBYS kullanıcı kimliğinizin vekaletini bırakmak istiyorsanız o EBYS kullanıcı kimliğinize geçiş yaparak/giriş yaparak bulunduğunuz EBYS kullanıcı kimliğinizin vekaletini tanımlayabilirsiniz.


• Vekaletin başlangıç tarihi ve saati, vekalet bitiş tarihi ve saati alanlarından vekaletinizin geçerli olacağı/aktif olacağı vekalet başlangıç ve bitiş zamanları seçilebilir.





• Vekil alanından vekaletin bırakılacağı kişinin ilgili EBYS kullanıcı kimliği seçilmelidir. Vekil satırına, vekaletin bırakılacağı kişinin ismi yazılarak aratılıp ardından gelecek arama sonuçlarından ilgili kişinin isminin bulunduğu satıra çift tıklayarak kişi seçimi yapılabileceği gibi vekil satırının en sağında yer alan butonuna tıklayarak erişilen kullanıcılar listesi ekranından da ilgili kişi seçildikten sonra seçilenleri kullan butonuna tıklayarak kişi seçimi yapılabilir.






• "Vekalet süresinde yapılacak işlemleri belirleyiniz" alanında yer alan seçeneklerden, vekaletin bırakılacağı vekil’in vekalet süresi içerisinde vekaletinizi bıraktığınız EBYS kullanıcı kullanıcı kimliğinizde hangi işlemleri yapabilme yetkisine sahip olmasını istediğinizi ilgili seçeneği tıklayarak/işaretleyerek, yetki vermek istemediğiniz seçeneklerin işaretlemelerini seçim kutusu üzerine tıklayarak kaldırıp belirleyebilirsiniz.

• Vekalet, vekalet tanımlanırken girilen vekalet başlangıç tarih ve saati itibari ile otomatik olarak aktif hale gelecek, vekalet bitiş tarih ve saati itibari ile sistemde otomatik olarak sona ermiş olacaktır.


• Tanımladığınız vekalet henüz aktif duruma gelmediyse, tanımladığınız vekaletinize ait tanımlama bilgilerini, vekalet tanımlama sayfasında bulunan ileri tarihli vekaletler butonuna tıklayarak erişilen sayfada vekaletin tanımlı göründüğü satırdaki en sol’da yer alan ikona tıklayarak güncelleyip, yeni güncel bilgileri ile kaydet butonuna tıklayarak güncelleyebilirsiniz.


• Vekalet tanımlama işlemi birincil olarak vekaleti bırakacak kişinin sorumluluğunda olduğundan izne çıkmadan önce gerekli durumlar için vekaletinizi tanımlamayı unutmamanız önem arz etmektedir.


• Vekaleti bırakacak kişinin vekaleti tanımlamayacağı olağanüstü durumlar söz konusu olduğunda, vekaletin tanımlanması için biriminizdeki EBYS Birim Sistem Yöneticisi işlemleri için yetkili personel ile iletişime geçerek destek alınabilir.


• * İdari görevi olan kişilerin vekaletlerini bir başka kişiye bıraktıklarına dair idari resmi yazılarının yazılması da unutulmamalıdır.

• İdari görevi olan kişilerin, vekalet süresi içerisinde idari göreve bağlı işlerin aksamaması için ilgili idari görevlerinin tanımlı olduğu EBYS kullanıcı kimliklerinin vekaletini bırakması uygun olacaktır.


• Dekan, Yüksekokul Müdürü, Koordinatör, Merkez Müdürü, Bölüm Başkanı, Anabilim Dalı Başkanı, Müdür, Fakülte Sekreteri vb. idari görevlerinin tanımlı olduğu EBYS kullanıcı



• EBYS Birim evrak sorumlusu, EBYS Birim Sistem Yöneticisi EBYS kullanıcı kimliklerinin vekaletlerinin bırakılması uygun olacaktır.


• İdari personellerden bölüm sekreterleri vb. birim/birimler adına yaptıkları yazışmaların işlemlerinin aksamaması için başka bir idari personelin vekalet süresince işleri takip etmesi gereken durumlar için vekaletlerini bırakabilirler.

• EBYS’de tanımladığınız vekaletinizin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında yani vekaletiniz aktif durumda iken vekaletinizi iptal etmek edebilmek için;


• EBYS’de tanımlı aktif bir vekaletiniz mevcut iken EBYS’ne giriş yapamayacağınızdan dolayı vekaletinizin iptali için , eğer birden fazla EBYS kullanıcı kimliğiniz varsa ve bu kimliklerinizden herhangi birinin vekaletini tanımlamadıysanız, vekalet tanımlamadığınız EBYS kullanıcı kimliğiniz ile EBYS'ye giriş yapıp bu kimliğinizde diğer kullanıcı kimliklerinizin vekaletlerini iptal edebilirsiniz.


• EBYS’de tanımlı aktif bir vekaletiniz mevcut iken EBYS’ne giriş yapamayacağınızdan dolayı vekaletinizin iptali için biriminizde tanımlı EBYS birim sistem yöneticisi işlemleri için yetkili personel ile iletişime geçerek vekaletinizi bu kişi aracılığı ile iptal edilmesini sağlayabilirsiniz.


• EBYS’de tanımladığınız vekaletinizin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında olmayıp vekaletiniz henüz aktif durumuma geçmeden vekaletinizi iptal etmek edebilmek için;


• Vekalet tanımlama sayfasında yer alan "İleri Tarihli Vekaletler" butonuna tıklayarak erişilen sayfada vekaletin tanımlı göründüğü satırdaki en sol’da yer alan ikona tıklayarak güncelleyip, yeni güncel bilgileri ile kaydet butonuna tıklayarak güncelleyebilirsiniz.

• 1. Kontrol Yöntemi = EBYS giriş sayfasında kullanıcı adı alanına kendi kullanıcı adınızı yazıp klavyeden tab tuşuna bastığınızda yada şifre alanına Mouse ile tıkladığınızda, kimlik alanında tarafınıza bırakılmış vekaleti ifade eden satırı görebilirsiniz ilgili satırın sonunda (vekalet) ifadesini görünecektir.


• Örneğin; aşağıdaki ekran görüntüsünde, Tuğrul Kuru tarafından Rıza uslu’ya bırakılmış vekaletin aktif durumda olduğunu, giriş ekranında Rıza uslu’nun kullanıcı adı alanına kendi kullanıcı adını yazdığında Kimlik alanında Tuğrul Kuru (Tıp.Fak.Fak.Sek. - Teknik.) (Vekalet) yazan satır görünmektedir.





• 2. Kontrol Yöntemi = EBYS’de herhangi bir evrak tanımından evrak oluştururken imzalayacak kullanıcılar yada paraflayacak kullanıcılar alanında vekaleti bırakan kişinin vekaletini bıraktığı ilgili EBYS kullanıcı kimliğini aradığınızda arama sonucu gelen satırda ilgili yanında kırmızı renk ile “vekaleti bırakan kişinin ismi ve devamında vekaletiyle” ifadesi görünecektir. Örneğin; aşağıdaki ekran görüntüsünde, Tuğrul Kuru tarafından Rıza Uslu’ya bırakılmış aktif durumda bir vekalet olduğu görülmektedir.

• 1. yöntem = EBYS giriş ekranında kullanıcı adı ve şifrenizi yazdığınız giriş sayfasında bulunan kimlik alanında tarafınıza bırakılmış vekaletin belirtildiği satırdaki kimliğin üzerine tıklayıp seçerek kendi kullanıcı adı ve şifre bilgisini yazarak sisteme giriş yapıp, ilgili vekalet ile verilen yetkiler doğrultusunda işlem yapabilirsiniz.


• 2. yöntem = EBYS’de herhangi bir kullanıcı kimliğinizi seçerek giriş yaptıktan sonraki ana sayfada sağ üst köşede bulunan bölümde tarafınıza bırakılmış vekaleti ifade eden satırı görebilirsiniz ilgili satırın sonunda (vekalet) ifadesini görünecektir, vekaleti ifade eden bu ekstra geçici kullanıcı kimliğini seçip bu kullanıcı kimliğini kullanmaya geçiş yapabilirsiniz.

• EBYS’de vekalet bıraktığım süre içerisinde vekil tarafından imzalanmamış durumdaki evrakların üzerinde imzalayacak kulllanıcı ismi olarak vekaleti bıraktığınız vekil kişinin ismi evrak üzerinde göründüğünden bu evrakları imzalıyorsunuz, bu durumdaki evrakları imzalamayı reddedip "evrakı yazan kullanıcıya gönder" seçeneği ile imzalamayı reddetmelisiniz.


• İmzasını reddettiğiniz evrak, evrakı yazan kişi tarafından vekaletin evrak tekrar imzaya sunulursa evrak üzerinde imzalayacak kullanıcı kısmında isminiz yer alacağından evrakı bu şekilde imzalayabilirsiniz.